Privacy op het werk: controle van e-mail zieke werknemers?

Veel werknemers maken gebruik van zakelijke e-mailaccounts. Het controleren van dat account door de werkgever is niet zomaar toegestaan. Er dient rekening gehouden te worden met de privacy van werknemers. In het algemeen geldt dat werkgevers zakelijke e-mailaccounts van werknemers steekproefsgewijs mogen controleren echter met de voorwaarde dat dat vooraf is medegedeeld.

Het is verstandig om deze situaties vast te leggen in bijvoorbeeld een personeelshandboek. Hiernaast dient de werkgever een gerechtvaardigd belang te hebben bij een controle. Denk hierbij aan het beschermen van bedrijfsgeheimen en/of beveiligingsdoelen. Tevens geldt dat, als dit doel op een minder ingrijpende manier kan worden bereikt, de werkgever die manier eerst moet aangrijpen. Het is anders als het gaat om een zieke werknemer. Werkgevers hebben er belang bij dat het werk van de zieke werknemer doorgaat tijdens de ziekte. Echter, de Autoriteit Persoonsgegevens heeft aangegeven dat ook bij zieke werknemers het controleren van hun e-mailaccounts van zieke werknemers noodzakelijk moet zijn maar dat de controle beperkt moet blijven tot zakelijke e-mails. Blijkt uit de onderwerpregel duidelijk dat het een privébericht is, dan mag dat bericht niet gecontroleerd worden. Ook al staat het dus in de zakelijke e-mailbox. Hiernaast geldt dat de werkgever een minder ingrijpende manier moet kiezen als die beschikbaar is. Denk bijvoorbeeld aan het doen van een verzoek aan de werknemer om zijn lopende werkzaamheden over te dragen zodat het werk gecontinueerd kan worden. Hiernaast is het verstandig om de zieke werknemer te informeren dat hun e-mailaccount gecontroleerd wordt tijdens ziekte of andere afwezigheid.